Follow

Arsip Universitas, Penting dan (Tidak) Diperlukan

Editor: Ayu Lestari | Kamis, 13 Desember 2018 - 14:53 Wita | 189 Views
Foto : Arisal

“Pihak birokrasi masih jarang ada yang menjadikan arsip sebagai dasar atau landasan dalam membuat suatu kebijakan,”

Begitulah yang disampaikan Wa Ode Nurnia Rahim, SE, MM, Kepala Unit Kearsipan Unhas saat diwawancarai reporter Identitas. Selasa (27/11). Padahal, ia tahu betul bahwa arsip penting untuk dikelola dan diperhatikan sebaik-baiknya, karena dapat dijadikan landasan atau rujukan dalam membuat aturan maupun kebijakan baru.

“Semisal arsip berupa Memorandum of Understanding (MoU) sebenarnya bisa menjadi rujukan dan pertimbangan bagi universitas maupun fakultas untuk mengambil keputusan apakah ingin melanjutkan kerjasama atau tidak,” katanya.

Pentingnya arsip bagi sebuah perguruan tinggi, sehingga dibuatlah undang-undang yang mewajibkan pembentukan Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi (LKPT).

Hal itu tertuang dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan pada pasal 27 yang menyatakan bahwa “perguruan tinggi wajib membentuk dan mengelola arsip perguruan tinggi”.

Kendati, peraturan yang telah ada sejak tahun 2009 itu baru direspon oleh Unhas saat 2016 melalui Surat Keputusan Rektor Unhas Nomor : 27498/UN4.1/KP.15/2016 tentang Pengangkatan Kepala Unit Kearsipan Unhas, 31 Mei 2016.

“Sebelum menjadi Unit Kearsipan di tahun 2016, dulu ada namanya record center atau pusat arsip,”kata Wa Ode.

Lebih lanjut, ia mengatakan, terdapat perbedaan saat record center berubah nama menjadi Unit Kearsipan universitas. Pertama, record center dinaungi Sub Bagian Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian, sedangkan Unit Kearsipan universitas berdasarkan Organisasi Tata Kelola Unhas berada di bawah Sekretaris Universitas. Kedua, dari jenis data yang dikelola.

Saat masih menyandang status record center, data yang dikelola berupa arsip inaktif yang berasal dari kantor pusat saja. Setelah berganti status menjadi Unit Kearsipan universitas, data yang dikelolanya lebih banyak, bukan hanya arsip inaktif yang berasal dari kantor pusat saja, tetapi juga arsip statis baik dari universitas, fakultas, maupun Unit Pelaksana Teknis (UPT), dan sivitas akademika.

Adapun beberapa hal yang dilakukan Unit Kearsipan universitas antara  lain; menghimpun naskah dinas Unhas,  pola klasifikasi arsip, Jadwal Retensi Arsip (JRA), klasifikasi keamanan dan akses  arsip.

Sejauh ini UPT kearsipan Unhas telah mengarsipkan beberapa dokumen di antaranya transkrip nilai  mahasiswa,  arsip  rektor  periode 1989-1997 dan periode 1997-2006, arsip Surat Keputusan (SK) rektor, berkas dekan, termasuk saat ini transkrip nilai mahasiswa dari tahun 1983 sampai sekarang, penetapan beasiswa, arsip aktif lantai 5, arsip aktif kantor pusat, keuangan,  perlengkapan, dan akademik.

Selanjutnya, arsip-arsip tersebut dikelola oleh Unit Kearsipan universitas menjadi suatu informasi. Dengan begitu, baik mahasiswa Unhas khususnya dan masyarakat luas pada umumnya, dapat mengakses informasi tersebut. Selain itu, tak jarang arsip menjadi salah satu data dalam membuat sebuah riset atau penelitian.

“Biasanya yang datang ke sini itu kalau mahasiswa untuk mencari data terkait riset, skripsi, atau semacam bahan penelitiannya,”ucap Wa Ode saat diwawancara beberapa waktu lalu.

Salah satu mahasiswa Departemen Ilmu Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Unhas, Muhammad Ridwan MB pernah meneliti mengenai Unit Kearsipan Universitas untuk skripsinya.

Dilansir dari skripsi yang berjudul “Kinerja Arsiparis di Unit Kearsipan Unhas” menyatakan bahwa Unit Kearsipan Unhas ternyata masih kekurangan Sumber Daya Manusia serta sarana dan prasarana. Lalu, bagaimanakah kondisinya saat ini?

 

Penulis : Khintan

BACA JUGA