Follow

Status Sama, Perawatan Beda

Editor: Ayu Lestari | Kamis, 13 Desember 2018 - 15:10 Wita | 60 Views
Foto : Arisal

Memasuki Ruang Unit Kearsipan Unhas, reporter Identitas disambut dengan tumpukan kertas yang mulai menguning, tergeletak di lantai begitu saja. Kertas-kertas itu adalah kumpulan arsip dari berbagai fakultas, rektorat, juga setiap lembaga yang ada di Unhas.

Sebagian dari arsip-arsip itu, ada yang dilemarikan. Namun, karena lemari di ruangan ini tidak cukup untuk menampung ribuan arsip statis dari berbagai lembaga di Unhas, sehingga beberapa digeletakkan di lantai.

“Kami sebenarnya masih kekurangan lemari untuk menyimpan arsip. Jadi ditumpuk di situ dulu,” kata Muhammad Zulkarnain B ST, Bagian IT Unit Kearsipan. Selasa (27/11).

Hal senada juga disampaikan Wa Ode, bahwa lemari penyimpanan arsip saat ini membutuhkan perbaikan, sebab ada beberapa lemari yang telah rusak dan berkarat. “Saya sudah menyurat ke Sekretaris Universitas, Prof Nasaruddin Salam. Katanya tahun depan,” ujar Wa Ode saat diwawancara di ruangannya.

Saat dikonfirmasi, Prof Nas, begitu ia disapa, mengatakan bahwa surat dari Unit Kearsipan telah didisposisi ke Wakil Rektor Bidang Perencanaan, Keuangan, dan Infrastruktur. “Itu sudah kita disposisi ke WR 2, sebab itu kan bagian mereka untuk menangani sarana dan prasarana atau fasilitas,”kata Prof Nas saat ditemui di sela-sela rapatnya, Jumat (7/12).

Tak hanya kekurangan lemari saja, ruangan yang merawat arsip-arsip Unhas ini juga kekurangan Air Conditioner (AC). Padahal,   arsip yang bisa dijadikan tolak ukur dalam mengambil kebijakan itu membutuhkan suhu dan perawatan yang baik agar tetap awet.

KK Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 3 tahun 2000, juga mengamanahkan agar setiap lembaga harus merawat arsip-arsipnya dengan baik, atau ruangan tidak boleh bersuhu lebih dari 27 derajat Celcius, dengan kelembapan sebesar 60 persen. Sedangkan untuk ruang penyimpanan arsip yang bercampur antara arsip dan manusia, dengan tidak ada alat ukur kelembapan mesti dijaga suhunya sebesar 18 derajat Celcius.

Sarana dan prasarana Unit Kearsipan Unhas berbanding terbalik dengan Unit Kearsipan Universitas Gadjah Mada (UGM). Padahal kedua universitas ini sama-sama menyandang status Perguruan Tinggi Negeri Berbadan Hukum (PTN BH). Meski arsip tidak masuk dalam penilaian akreditasi universitas, birokrasi dan sivitas akademika UGM tetap memberikan perawatan yang baik terhadap arsip-arsipnya.

“Pemeliharaan arsip di arsip UGM dilaksanakan baik pemeliharaan preventif maupun kuratif.  Preventif dilakukan antara penggunaan sarana dan prasarana penyimpanan, perawatan suhu, kelembaban ruang Depo, Sterilisasi dan Pes Kontrol, serta  pemeliharaan konten informasi arsip melalui pengamanan dan keamanan akses arsip, alih media arsip,  dan Mitigasi Sistem Informasi Digital,” kata Kepala Bidang Inovasi, Preservasi, dan Konservasi Arsip UGM, Dra Eny Kusumindarti W, saat dihubungi via Gmail, Kamis (29/11).

Lebih lanjut, ia menjelaskan, pemeliharaan kuratif lebih untuk menangani arsip yang rusak atau diidentifikasi kerusakannya (rapuh). “Contoh restorasi arsip dilakukan baik pada arsip kertas (dengan laminasi) maupun arsip Audio Visual,” lanjut Eny.

Sedangkan Sumber Daya Manusia (SDM) pengelola arsip di Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi UGM berjumlah 70 orang pegawai. Dengan rincian, 24 arsiparis PNS maupun non PNS,  dan 41 orang sebagai petugas arsip yang tersebar di seluruh unit kerja UGM. Kemudian yang berada di Arsip UGM sebanyak 14 orang yang terdiri atas 6 arsiparis PNS, 3 arsiparis non PNS, 3 orang petugas arsip, dan 2 teknis pemelihara arsip.

Selain itu, sivitas akademika UGM mulai memiliki kesadaran terhadap keberadaan arsip. Hal serupa disampaikan Eny. Ia mengatakan, hampir seluruh unit kerja meminta bantuan untuk pembenahan kearsipan dan pelatihan SDM kearsipan. Selanjutnya, akses pemanfaatan arsip yang disimpan di Arsip UGM hampir setiap hari ada,  baik itu pimpinan eksekutif universitas, fakultas, maupun mahasiswa.

“Pemanfaatan arsip yang diakses di Arsip UGM juga beragam, antara lain bagi pimpinan di lingkungan UGM biasanya untuk bahan referensi perencanaan pengembangan maupun penyelesaian masalah, sedang dosen atau mahasiswa lebih digunakan untuk riset,” jelasnya.

Akan tetapi, di Unhas sendiri, masih jarang ada sivitas akademika yang menggunakan arsip. “Jarang ada yang datang. Paling dalam satu minggu, hanya ada tiga pengunjung,” kata Bagian IT Unit Kearsipan, Muhammad Zulkarnain B, ST.

Penulis : Khintan

BACA JUGA