Direktorat Sumber Daya Manusia (SDM) Universitas Hasanuddin (Unhas) menyelenggarakan Bimbingan Teknis bertajuk “Penyusunan Manajemen Persuratan di Lingkup Universitas Hasanuddin.” Kegiatan berlangsung di Ruang Senat Lantai 2 Gedung Rektorat Unhas dan melalui Zoom Meeting, serta YouTube Direktorat SDM Unhas, Rabu (22/2).
Mewakili Wakil Rektor Bidang SDM, Alumni, dan Sistem Informasi (WR 3) Unhas, Direktur SDM Unhas, Dr dr Idar Mappangara SpPD SpJP(K) hadir sebagai pemateri. Ia memaparkan mengenai manajemen persuratan Unhas.
Idar menjelaskan, visi dan misi Unhas sangatlah kompleks dan luas maknanya. Kompleksnya misi tersebut membuat urusan persuratan menjadi hal yang sangat krusial hingga dibentuklah beberapa dasar hukum, seperti Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2021 Tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas.
“Tanpa persuratan, tidak akan tercapai visi dan misi. Oleh karena itu, konteks persuratan harus benar dari proses, makna, serta fungsinya,” ujar Idar.
Di Unhas sendiri, terdapat Peraturan Rektor Universitas Hasanuddin Nomor 2/UN4.1/2021 Tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Universitas Hasanuddin. Meskipun telah ada rancangan baru, hingga saat ini Unhas tetap menggunakan Peraturan Rektor tahun 2021 tersebut sampai disahkan.
Selanjutnya, Idar menyebutkan, terdapat beberapa jenis surat dinas, yakni surat undangan, edaran, instruksi, tugas, permohonan, izin, perjalanan dinas, dan keputusan. “Sejauh ini jenis surat paling banyak diterima dan disetujui adalah surat izin, khususnya surat izin cuti hamil dan melahirkan,” ucapnya.
Idar juga menambahkan, struktur surat dinas yang benar dimulai dengan kepala surat, nomor surat, tanggal surat, lampiran atau perihal, alamat tujuan, salam pembuka, isi surat, salam penutup, tanda tangan pengirim surat, dan ditutup dengan tembusan.
“Kata surat sendiri berfungsi karena dia merupakan objek, sehingga di dalam fungsinya akan memberi kesan sebagai saran informasi, bukti tertulis, pedoman kerja, alat pengingat, dan bukti historis, serta bukti kronologis,” jelas Idar.
Nurul Fahmi Bandang
