Kebutuhan akan teknologi dan informasi yang semakin kuat tentunya mesti didukung dengan sistem informasi yang ter-update.
Bagi setiap perguruan tinggi kebutuhan akan data informasi yang cepat, akurat dan komprehensif merupakan hal yang primer. Universitas Hasanuddin telah menyadari hal ini sejak lama. Seperti yang tercermin pada kebijakan akademik dalam hal pengurusan pembayaran Sumbangan Pembinaan Pendidikan (SPP) atau kini disebut Uang Kuliah Tunggal (UKT), pengisian Kartu Rencana Studi (KRS), jadwal kelas dan sebagainya.
Mahasiswa yang ingin melanjutkan studi ke semester selanjutnya akan mengisi KRS untuk kemudian disetujui oleh Pembimbing Akademik. Sebelum semua proses dilakukan secara digital seperti sekarang, mahasiswa mengurus KRS secara manual.
Setelah pihak program studi menggumpulkan KRS mahasiswa, pendataan dan pemeriksaan KRS yang masuk oleh staf akademik. Selanjutnya, dibawa ke Satuan Tugas untuk kemudian ke Ketua Jurusan untuk ditandatangani. Pada proses ini, dilakukan pemeriksaan dan pengecekan data secara teliti.
Proses yang memakan waktu yang lama ini, bukan tidak mendapat kendala. Data Bundel identitas Oktober 2005, mahasiswa di Jurusan Fisika dan Sastra Prancis harus mengurus kembali KRS mereka akibat kelalaian pihak akademik yang menghilangkan KRS mahasiswa.
Ketidakberesan pihak akademik dalam mendokumentasikan data di Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA) dan Fakultas Sastra (FS) waktu itu kerap terjadi. Fakultas lain pun tidak menutup kemungkinan menghadapi hal yang serupa. Dalam menginputan nilai, nilai yang diberikan dosen terkadang mengalami perubahan setelah di output oleh pihak akademik.
Kelalaian bukan berarti disebabkan oleh sepihak saja, dalam hal penginputan nilai, dosen sering kali terlambat dalam menyetor hasil ujian ke begian akademik. Mahasiswa pun sangat berperan aktif mengurus KRS-nya masing-masing.
Dalam menjamin mutu pelayanan akademik, Unhas pernah mengembangkan layanan short message service (SMS) dengan kerjasama Telkomsel. Dengan adanya kebijakan ini, sivitas akademika dapat mengakses informasi seputar nilai Indeks Prestasi Mahasiswa (IPK), jadwal kuliah, ujian mid test, final test, hingga data dosen, kala itu caranya cukup mengirim pesan ke 7890.
Untuk meningkatkan layanan ini, Unhas harus menyiapkan database yang lengkap. Kendala kala itu, Pusat Informasi Unhas (PIU) yang membawahi semua sistem informasi di setiap fakultas, belum mampu bekerja maksimal, dikarenakan beberapa fakultas belum semuanya mengirim database-nya ke PIU.
Unhas terus bergerak dalam upaya menjamin database mahasiswanya, tahun 2008 kampus merah menggandeng Worl Bank dengan proyek Indonesian Managing Higher Education for Relevance and Efficciency (I-MHERE). Kerjasama ini diujicobakan pertama kali di Departemen Sastra Asia Barat dalam menggunakan KRS berbasis online.
Sejak saat itu, Kampus yang berdiri sejak 1956 ini mulai menggenjot digitalisasi akademik mahasiswa. Dalam prosesnya memang masih menerapkan dualisme sistem. Dimana mahasiswa masih tetap mengisi KRS manual dan print KRS online yang telah diisi sebelumnya di situs www.unhas.ac.id/sim.
Seperti yang dikatakan Wakil Dekan Bidang Akademik Farmasi, Prof Dr rer nat Marianti A Manggau yang dikutip dari bundel identitas edisi Februari 2011, KRS online yang mereka jalankan masih terkendala prasarana, misalnya jaringan. Maka itu, mengantisipasi hal yang tidak inginkan, KRS manual, tetap diwajibkan.
Perkembangan penggunaan KRS online mengalami fase tidak tetap. Dalam perjalananya, bahkan ada fakultas yang menarik diri dari sistem KRS online. Hal ini disebabkan kurang dan tidak adanya pegawai di fakultas yang meng-input data-data akademik.
Selain itu, beberapa fakultas telah menggunakan database sendiri seperti Fakultas Teknik (FT), kemudian menyusul Fakultas Ekonomi dan Bisnis (FEB). Kedua fakultas tersebut menggunakan Sistem Informasi Akademik (SIAKA). Keunggulan SIAKA, yakni masing-masing program studi sudah memilik operator sendiri untuk meng-input data ke database akademik yang langsung terkoneksi ke fakultas.
Dengan adanya fasilitas ini, sudah saatnya tumpukan data-data dalam bentuk kertas ditinggalkan. Walaupun Fakultas Teknik telah menerapkan sistem informasi yang terbilang canggih, sistem tersebut tidak terintegrasi ke server pusat Unhas.
“Memang dulunya mengunakan SIAKA, disisi lain mereka juga harus print KRS di portal akademik pusat Unhas,” jelas kepala DSTI, Dr Eng Muhammad Niswar, ST M Ti.
Lebih lanjut, Niswar menjelaskan ini salah satu upaya agar database akademik sedikit demi sedikit dapat terkoneksi ke server induknya yakni Unhas. Sesuai dengan tujuannya agar data semua sivitas akademika dapat digitalkan dan terpusat.
Beberapa tahun belakangan, portal yang telah digunakan selama sepuluh tahun lebih kerap kali mengalami masalah, utamanya saat memasuki masa pengisian KRS. Puncaknya pada awal semester ganjil tahun ajaran 2019/2020. Menurut Niswar, masalah tersebut diakibatkan adanya hacker yang mencoba menembus keamanan server portal akademik. Karena gangguan server tersebut, mahasiswa terpaksa melakukan pengisian KRS secara manual.
Menanggapi masalah tersebut, Nirwar bersama timnya segera mengambil tindakan cepat. Mereka menggarap portal baru yang kemudian dinamai neosia.unhas.ac.id.
Tim Laput
Discussion about this post