Sejak berdirinya sebuah universitas tidak lepas dari yang namanya administrasi, begitupun Universitas Hasanuddin (Unhas). Administrasi pada lingkup universitas harus diarsipkan sesuai dengan undang-undang yang mewajibkan pembentukan Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi (LKPT).
Dalam pasal 27 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menetapkan, perguruan tinggi wajib membentuk dan mengelola arsip perguruan tinggi. Namun, hal ini direalisasikan oleh Unhas tujuh tahun setelahnya, yakni 2016 melalui Surat Keputusan Rektor Unhas Nomor: 27498/UN4.1/KP.15/2016 tentang Pengangkatan Kepala Unit Kearsipan Unhas.
Membuka kembali lembaran berita identitas di 2016 silam, skripsi yang merupakan salah satu arsip statis yang berasal dari sivitas akademika Unhas dibiarkan bertumpuk tak beraturan dan berdebu dalam suatu gudang sehingga sangat sulit untuk didapatkan. Masalah tersebut kemudian menjadi cikal bakal digitalisasi arsip skripsi mahasiswa Unhas
Melansir dari tulisan identitas pada 2017, berkas-berkas arsip Unhas sejak 1980-an hanya dibiarkan terletak di Lantai Empat Gedung Perpustakaan Pusat sejak era 1980-an. Kondisi ini tentu menyulitkan sivitas akademika untuk menemukan dan mengidentifikasi berkas yang dibutuhkan. Padahal, dokumen yang terdapat pada ruangan tersebut berasal dari bagian akademik masing-masing fakultas hingga dokumen yang berasal dari perpindahan Unhas Bara-Barayya.
Melalui wawancaranya dengan pihak identitas pada akhir 2018 lalu, Dr Badu Ahmad MSi yang merupakan dosen kearsipan Unhas mengungkap, langkah yang dapat dilakukan suatu universitas untuk mengelola arsipnya adalah membentuk kelembagaan kearsipan yang bertugas khusus mengelola kearsipan Unhas. Selain itu, para arsiparis seharusnya dibina dan diberikan peralatan yang memadai.
Mengapa tidak, arsip merupakan pusat informasi yang dapat digunakan dalam pengambilan keputusan ataupun kebijakan yang berlaku untuk saat ini ataupun masa yang akan datang. Selaras dengan hal tersebut, dengan mengelola arsip yang baik maka rekam jejak dari suatu instansi dapat terekam dengan baik pula. Pengelolaan arsip yang baik akan berpengaruh terhadap pertanggungjawaban yang akan dilakukan berdasarkan pencatatan dan pengelolaan tersebut.
Seiring bertambahnya waktu, terdapat banyak dokumen yang harus dicatat dengan benar baik itu yang menyangkut keuangan, akademik hingga perencanaan. Sudah seharusnya Unhas memiliki SDM yang memadai dalam mengelolanya. Namun sayang, pada 2018, Ruang Arsip Unhas bahkan tak hanya kekurangan SDM arsiparis, ternyata membutuhkan beberapa fasilitas tambahan seperti lemari untuk menyimpan arsip hingga Air Conditioner (AC).
Masalah lainnya juga muncul dari tapak, beberapa fakultas tidak memiliki arsiparis ataupun arsiparis yang tidak memiliki latar belakang mengenai kearsipan. Hal ini membuat tidak teraturnya para pengelola arsip fakultas dalam mengumpulkan arsip. Padahal, tenaga kerja arsiparis memegang peranan sangat penting dalam arsip universitas maupun fakultas–merupakan tenaga kerja fungsional dan bukan struktural–sehingga tidak dapat dipindahkan atau ditempatkan ke bagian lain.
Masalah yang hadir dalam pengarsipan Unhas menyebabkan berkas-berkas menumpuk. Sehingga tak dapat dibedakan lagi mana sampah dan mana arsip penting. Untuk itu, penataan yang dapat dilakukan arsip Unhas yaitu menggunakan cara konvensional maupun penataan elektronik. Penataan konvensional melibatkan fasilitas seperti lemari aktif dan ditempatkan di ruangan khusus, sedangkan penataan elektronik melibatkan software dan SDM yang paham mengoperasikan software tersebut untuk keperluan arsip.
Beranjak ke satu tahun silam tepatnya pada 2022, melalui berita identitas, sudah terdapat digitalisasi arsip di Perpustakaan Unhas sehingga memudahkan mahasiswa mencari literatur dengan cepat. Digitalisasi dan dokumen digital membuat sivitas akademika merasa terbantu mengakses dokumen yang ingin dicari tanpa harus datang langsung ke perpustakaan.
Proses digitalisasi di Perpustakaan Unhas menerapkan salah satu cara arsip yaitu penataan elektronik dengan menggunakan alat peminda khusus dan komputer untuk dapat mengubah dokumen fisik menjadi file digital berbentuk Portable Document Format (PDF). Pemindahan dokumen menggunakan alat khusus dimulai dengan memindai dokumen menggunakan alat sehingga menghasilkan format microsoft words dan dapat dikonversi menjadi PDF. Tak ayal, pengubahan dalam bentuk microsoft words terlebih dahulu membuat gambar yang dihasilkan lebih jernih dan tajam.
Dengan mengombinasikan antara penataan konvensional dan penataan elektronik, arsip Unhas dapat diakses dengan baik oleh sivitas akademika. Di samping itu, peningkatan SDM arsiparis Unhas dengan latar belakang pendidikan kearsipan merupakan salah satu hal krusial yang dapat membantu Unhas dalam peningkatan pengelolaan arsipnya.
Ugi Fitri
