Deretan lemari yang berisi ribuan tugas akhir mahasiswa di Perpustakaan Pusat Universitas Hasanuddin nampak diselimuti debu. Tempat yang seharusnya menjadi rujukan bagi mahasiswa akhir itu belakangan semakin jarang dilirik.
Agar hal tersebut tak berlarut, Perpustakaan Pusat Universitas Hasanuddin tak lagi menerima tugas akhir seperti skripsi, tesis, disertasi, dan laporan penelitian dalam bentuk fisik maupun CD-R (Compact Disc-Recordable), melainkan dalam bentuk digital.
Sejalan dengan maraknya tren World Class University (WCU), kini setiap perguruan tinggi turut bersaing meningkatkan kemampuan perpustakaan digital. Indikator ini dinilai oleh lembaga Webometricks.
Bak sekali dayung dua pulau terlampaui, Perpus Unhas kini berada di era transformasi digital sekaligus melakukan peningkatan reputasi dengan cara digitalisasi.
Proses digitalisasi yang dilakukan Perpus Unhas juga sejalan dengan program yang diluncurkan Rektor Unhas, Prof Dr Ir Jamaluddin Jompa Msc, yakni terwujudnya transformasi digital khususnya dalam hal paperless bureaucracy atau penggunaan kertas dilakukan seminimal mungkin.
Berkaitan dengan hal tersebut, saat diwawancara pada Selasa (27/09), Ketua Sub Unit Teknologi Informasi Perpustakaan Unhas, Dr Iskandar S Sos MM menjelaskan, ruangan Perpustakaan Unhas telah sesak dan dipenuhi tugas akhir lama.
“Hal inilah sehingga perlu dilakukan digitalisasi sebagai bentuk transformasi digital,” ujarnya.
Digitalisasi ini bertujuan agar civitas akademika Unhas dapat lebih mudah mengakses secara online melalui website https://regtugasakhir.unhas.ac.id. Pengalihan ke digital Perpustakaan Unhas sendiri telah berlangsung sejak 2019.
“Tahun 2019 ke atas itu kita sudah pakai website dan mahasiswa cukup mengunggah tugas akhirnya di laman tersebut,” tutur Iskandar.
Iskandar menambahkan, saat ini kemajuan digitalisasi telah mencapai 14.743 karya yang termuat dalam Repository Unhas. Namun, Repository Unhas masih berada direntang 20-30 besar universitas.
Repository Unhas telah terintegrasi Rama Repository di bawah naungan Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi (Kemendikbudristek). Rama Repository merupakan repositori nasional laporan hasil penelitian berupa skripsi, tugas akhir, tesis, disertasi, atau laporan penelitian.
Tak ayal, kemajuan tersebut didukung oleh target harian digitalisasi yang mulai ditetapkan di awal tahun 2022 yakni sebanyak 15 eksemplar yang harus dipindai (scan) per orang staf.
Proses pemindaian tak hanya dilakukan oleh staf saja, akan tetapi tenaga magang juga turut berkontribusi dalam digitalisasi tersebut. Meski demikian, Iskandar menuturkan bahwa target perampungan digitalisasi masih ia upayakan sebab kurangnya Sumber Daya Manusia (SDM).
“Untuk SDM, unit kami ada enam orang yang masing-masing punya tugas. Kemudian kita juga masih dibantu oleh tenaga magang dari luar institusi,” jelasnya.
Selain itu, Iskandar mengatakan, proses digitalisasi dapat berlangsung lama disebabkan banyaknya tahapan yang dilalui, seperti tahap scan, pemotongan file per bab, dan review sebelum di unggah ke repository.
Menurutnya, ketelitian selama proses penginputan harus dilakukan sebab jika tidak sesuai dengan kriteria dari Rama Repository maka akan berujung pada penolakan penginputan data ke database sehingga harus diulang.
Di samping itu, ketersediaan alat pemindaian hanya empat buah sehingga target per hari hanya 15 eksemplar saja, sedangkan untuk melakukan percepatan digitalisasi dibutuhkan lebih banyak alat pemindaian.
Iskandar mengupayakan agar kemajuan digitalisasi dapat meningkat dengan mencegah proses digitalisasi tidak terhambat. Seperti kendala kekurangan SDM, ia membuat alternatif dengan membentuk tim di luar sub unit. Tak hanya itu, ia berharap agar alat pemindaian dapat bertambah menjadi 10 buah dengan itu target digitalisasi per hari dapat pula meningkat.
“Kemungkinan juga penyimpanan data harus ditambah seperti hard disk. Kalau kinerjanya sudah lambat maka akan diajukan pengadaannya,” tambahnya.
Upaya percepatan digitalisasi saat ini masih dilakukan oleh Iskandar, jika hasil saat evaluasi di akhir tahun tidak memuaskan, maka ia akan mengupayakan agar target harian dapat ditingkatkan.
Menurutnya, digitalisasi harus disegerakan sebab Repository Unhas saat ini mengejar ketertinggalan pada jumlah dokumen yang dimuat dalam Rama Repository.
Ivn
