Setiap kampus memiliki ruang arsip untuk menyimpan berkas-berkas penting karena bukan tidak mungkin suatu saat data tersebut akan kembali dibutuhkan. Demikian pula dengan Universitas Hasanuddin (Unhas). Ruang arsip Unhas terletak di lantai 4 gedung perpustakaan pusat.
Kelelatenan dan ketelaraturan sebuah universitas dalam merawat sejarahnya, tercermin dari terawat tidaknya ruang arsip. Reporter Identitas, Hafisah mencoba berkunjung ke ruang arsip Unhas.
Kesan pertama ketika memasuki ruang itu adalah tempat ini jarang tersentuh. Kondisi ruangan yang gelap, debu bertebaran di mana-mana, perabotan yang telah usang, dan akar pohon menjuntai mengelilingi pilar-pilar ruangan arsip. Sehingga menguatkan kesan horor dan tak terawat.
Terdapat beberapa rak penyimpanan yang tampak usang dengan susunan yang tidak beraturan, puluhan kotak file dan berkas yang dibiarkan berserakan di lantai dan Selain itu tidak adanya ventilasi menyebabkan ruangan terasa panas dan pengap.
“Kotor, berdebu, gelap, selain itu tidak berarutan padahal bagusnya diperbaiki posisinya karena kadang ada terdapat mahasiswa yang ingin penelitan dan membutuhkan data namun kalau kondisnnya seperti itu sangat tidak memungkinkan,” kesan Aprilia Atika Syarif, mahasiswa angkatan 2014.
Ruang arsip Unhas telah menampung file mulai dari tahun 1980an hingga hari ini. Seluruh arsip tersebut terbilang sudah sangat lama, yakni sekitar 30 tahunan. Namun dengan kondisi penyimpanan tersebut, sangat sulit untuk dapat menemukan dan mengdentifikasi data atau file yang berumur puluhan tahun. Sehingga ketika ada civitas akademika Unhas yang membutuhkan file tertentu akan kesulitan untuk mendapatkanya.
Hal ini dialami Wandi Janwar, mahasiswa Jurusan Fisika ketika mencoba mencari data lama, dokumen itu sangat sulit ditemukannya.
“Saya merasa sedikit kesal, padahal data tersebut penting, namun ketika saya cari ternyata datanya tidak ada,” ucapnya, sedikit kesal.
Kondisi yang memprihatinkan serta sulitnya mencari data yang dicari diakui oleh salah satu staf yang bertugas di ruangan arsip Universitas Hasanuddin, Abdul Rauf.
“Semua dokumen yang ada di sini alurnya berasal dari bagian akademik masing-masing fakultas selain itu juga beberapa dari kampus Unhas Bara-Barayya ketika mengalami perpindahan ke sini,” ujarnya.
Proses pemindahan kampus Unhas Bara-Barayya ke Tamalanrea menyebabkan beberapa dokumen yang lebih lampau banyak yang hilang dan tercecer. Hanya satu dua saja file dari kampus Unhas Bara-Barayya yang masih tersimpan di gudang arsip tersebut.
“Sudah ada kabar bahwa ruangan arsip ini akan direnovasi, katanya gambar juga telah disiapkan, tapi tidak tahu kapan akan dilaksanakannya,” terangnya.
Kepala Unit Kelembagaan Arsip Universitas Hasanuddin, Waode Mutmainnah punya harapan yang sama dengan Rauf. Ia punya harapan ruang arsip jadi saksi perjalanan perjuangan berdirinya Unhas, sehingga harus terkelola dengan baik dan fasilitasnya ditambah.
“Harapan saya semoga ruang arsipnya bisa menjadi bagus, kalau mau bagus bisa liat ruangan arsip UGM, Lalat pun enggan menghinggapi saking rapinya,” tambahnya.
Waode menyebutkan kekurangan ruang arsip Unhas, tidak ada fasilitas memadai untuk merawat dokumen-dokumen authentic, rekaman statis, rekaman suara, gambar, dan lain-lainnya. Padahal arsip itu butuh perawatan khusus misalnya menjaga kelembapan dokumen dengen penyediaan pendingin yang cukup. Di samping itu, kurangnya jumlah staf ditugaskan mengelola segala bentuk pengarsipan.
Reporter: Hafisah
