Setelah sempat mengalami gangguan, Database Akademik Unhas berbasis online kini hadir dengan tampilan baru, bagaimana proses transisi database dari server lama?
Sejak tahun 2008, Unhas telah menggunakan sistem database berbasis online. Menggandeng World Bank dengan proyek Indonesian Managing Higher Education for Relevance and Efficciency (I-MHERE), sistem KRS online ini diujicobakan pertama kali di Departemen Sastra Asia Barat.
Sistem ini tentunya membawa dampak positif karena memberi kemudahan akses informasi, khususnya pengurusan KRS bagi sivitas akademika Unhas. Sisi lain, pengurusan KRS online dapat menekan penggunaan kertas.
Setelah lebih dari sepuluh tahun beroperasi, portal beberapa kali mengalami masalah, mulai dari server eror, mata kuliah yang terisi dari prodi lain, serta sederet masalah lainnya. Puncaknya pada awal semester ganjil 2019/2020, karena dampak dari gangguan server, mahasiswa terpaksa mengisi KRS secara manual.
Bahkan dalam menyiasati hal tersebut, akses sistem portal dibatasi hanya menggunakan jaringan kampus. Selain itu waktu akses untuk pegawai dan mahasiswa pun dijadwalkan untuk menghindari server penuh.
Dilansis dari identitasunhas.com, Unhas bahkan mengeluarkan surat edaran terkait jadwal pengisian KRS. Surat tersebut berisi jadwal pengisian KRS secara online, yaitu (16.00-08.00 Wita) dan hanya dapat diakses menggunakan jaringan internal kampus.
Dalam menjawab masalah tersebut, Direktorat Sistem Teknologi dan Informasi secara tanggap memberikan solusi dengan menghadirkan portal baru. Portal yang dinamai neosia.unhas.ac.id ini telah digarap selama lebih dari 6 bulan, terhitung sejak sistem pengisian KRS di portal lama bermasalah.
Kepala DSTI, Dr Eng Muhammad Niswar ST M IT, menyebutkan portal baru ini memiliki keunggulan dari sisi keamanan teknologi dan lebih user friendly. Selain itu, kelebihan lainnya portal ini sudah bisa diakses baik menggunakan jaringan internal kampus maupun jaringan luar kampus.
Perbedaan lainnya terletak pada penambahan menu-menu. Terdapat beberapa menu yang bisa diakses di portal baru, salah satunya adalah penguploatan foto KRS. Akses portal baru ini juga diharapkan akan lebih cepat dan kapasitas yang mengakses bisa lebih banyak.
Untuk saat ini, proses pemindahan data dari portal lama ke portal baru masih berlangsung. Meskipun tidak mudah, Niswar dan timnya menargetkan pemindahan data ini dapat rampung secepatnya. “Pemindahannya masih dilakukan sekarang, tapi jangan kira mudah melalukan pemindahannya karena kita harus masuk program yang dulunya bukan kita yang garap. Kita harus jeli mengetahui menu yang sebelumnya dimana dan akan ditempatkan dimana,” jelasnya.
Menurtu Niswar, pemindahan data ini membutuhkan proses yang cukup panjang. Hal ini dikarenakan data dipindahkan dari server yang dikelola oleh tim dari luar. “Portal lama itu bukan kami yang kelola, dan ada kontraknya dan kontraknya sudah berakhir. Maka untuk memindahkan data di portal lama ke portal baru, harus diketahi seluk beluknya portal lama itu,” ungkap Niswar saat ditemui di ruangannya, Rabu (26/2).
Selama proses pemindahan, data yang ada di portal lama masih bisa diskses hingga portal baru dirampungkan. Untuk mengakses kartu hasil studi, saat ini hanya bisa dilakukan melalui portal lama, hal ini dikarenakan data nilai belum dipindahkan. Menurut Niswar, pemindahan data nilai ditargetkan akan rampung awal Februari.
Setelah pemindahan data rampung, portal lama akan ditutup dan neosia.unhas.ac.id akan berganti nama menjadi portal-akademik.unhas.ac.id. Namun hingga berita ini diturunkan, akses nilai masih belum bisa dilakukan di portal baru.
Sedangkan untuk pengisian KRS, mahasiswa diarahkan untuk melakukan pengisian melalui portal baru. Pengisian di portal lama tidak lagi diperbolehkan, hal ini dikarenakan data KRS di portal lama tidak akan terdaftar di sistem.
Niswar bersama timnya terus berupaya melakukan pembaruan aplikasi dan sistem informasi di Unhas. Menurutnya, hal ini penting karena mesin penelusuran di internet juga terus berkembang, sehingga aplikasi dan sistem informasi yang digunakan juga harus menyesuaikan.
“Jika tidak terus diperbaharui maka akan tidak sesuai dengan browser yang berkembang sekarang ini. Apa jadinya ketika mengakses misalnya di google chrome untuk login ke portal Unhas tapi akhirnya tidak bisa, itu dikarenakan google chrome terus update tetapi aplikasi kita tidak,” jelas Niswar.
Untuk segi keamanan, Niswar menjamin akan lebih baik dari portal sebelumnya. Sistem portal baru ini diakuinya telah disesuaikan dengan perkembangan teknologi sekarang. Sebagai antisipasi, tim melakukan backup data secara berkala. Jadi, jika terjadi kebobolan di portal ini, cepat akan diatasi karena datanya sudah di backup sebelumnya.
Tim Laput
